Für Unternehmen, die einen modernen, fehlerfreien Ansatz zur Mitarbeiterzeiterfassung suchen, ist es entscheidend zu verstehen, **wie man sich mit einem Smart Lock bei WorkTime One anmeldet**. WorkTime One revolutioniert die Zeiterfassung durch die direkte Integration mit physischen TTLock Smart Locks und verwandelt Ihre Bürotür in ein automatisches Zeiterfassungssystem. Dieser Leitfaden führt Sie durch den nahtlosen Prozess, von der Ersteinrichtung bis zur täglichen Nutzung durch Mitarbeiter, um genaue Anwesenheitslisten und eine vereinfachte Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.
Schritt 1: Das Smart Lock System von WorkTime One zur Zeiterfassung verstehen
WorkTime One ist eine innovative SaaS-Lösung zur Zeiterfassung von Mitarbeitern, die entwickelt wurde, um die häufigen Probleme traditioneller Anwesenheitsmethoden zu beseitigen. Im Gegensatz zu Wettbewerbern, die auf mobile Apps oder GPS angewiesen sind, nutzt WorkTime One die Leistung und Sicherheit physischer TTLock Smart Locks. Diese einzigartige Integration bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter sich einfach durch das Entsperren Ihrer Büro-, Lager- oder Ladentür ein- und ausstempeln.
Dieses System bietet unübertroffene Genauigkeit und Zuverlässigkeit und bekämpft direkt Probleme wie 'Buddy Punching' und vergessene Stempelungen. Wenn ein Mitarbeiter eine der zugewiesenen Zugangsmethoden verwendet, um die Tür zu öffnen, erfasst WorkTime One sofort seine Zeit und liefert einen nachprüfbaren Nachweis seiner Anwesenheit. Diese physische Interaktion stellt sicher, dass die Person, die die Tür entriegelt, tatsächlich der Mitarbeiter ist, was Ihre Anwesenheitsdaten vertrauenswürdig macht.
WorkTime One unterstützt sechs vielseitige Zugangsmethoden über TTLock Smart Locks: RFID/NFC-Karten, Fingerabdruckerkennung, permanente PIN-Codes, temporäre Passcodes, Bluetooth und Fernentriegelung. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die bequemsten und sichersten Optionen für ihre spezifischen Bedürfnisse zu wählen und so ein reibungsloses und effizientes Zeiterfassungserlebnis für alle zu gewährleisten.
Schritt 2: Ersteinrichtung – Ihr TTLock Smart Lock mit WorkTime One integrieren
Bevor Mitarbeiter sich mit einem Smart Lock bei WorkTime One anmelden können, müssen Manager oder Administratoren eine unkomplizierte Ersteinrichtung vornehmen. Dieser Vorgang ist eine einmalige Aufgabe, die die Grundlage für die automatisierte Anwesenheitserfassung legt.
- Ein kompatibles TTLock Smart Lock erwerben: WorkTime One ist speziell für die Integration mit TTLock Smart Locks konzipiert. Sie müssen eines (oder mehrere, für mehrere Zugangspunkte) für Ihr Unternehmen kaufen und installieren. Die Installation kann typischerweise von einem lokalen Schlosser oder, für Erfahrenere, als DIY-Projekt gemäß den Anweisungen des Schlosses durchgeführt werden.
- Ihr Smart Lock mit WorkTime One verbinden: Nach der Installation muss das TTLock Smart Lock mit Ihrem WorkTime One-Konto verknüpft werden. Dies geschieht normalerweise über das WorkTime One-Dashboard oder eine spezielle mobile App, wo Sie das Schloss registrieren und es einem bestimmten Standort innerhalb Ihres Unternehmensprofils zuweisen. Dieser entscheidende Schritt stellt die Kommunikationsbrücke zwischen dem physischen Schloss und der WorkTime One-Plattform her und ermöglicht die automatische Anwesenheitserfassung.
- Allgemeine Einstellungen konfigurieren: Im WorkTime One-Dashboard können Sie globale Einstellungen wie Karenzzeiten für verspätetes Erscheinen, Strafregeln und Feiertagspläne definieren. Diese Einstellungen stellen sicher, dass die Zeiterfassungsdaten vom ersten Tag an gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens verarbeitet werden.
Diese Einrichtung stellt sicher, dass WorkTime One, sobald ein Mitarbeiter mit dem Smart Lock interagiert, bereit ist, seine Anwesenheit genau zu erfassen. Neue Benutzer können Ihr kostenloses WorkTime One-Konto erstellen und diesen Einrichtungsprozess sofort beginnen.
Schritt 3: Mitarbeiter-Onboarding – Zugangsmethoden in WorkTime One zuweisen
Sobald Ihr TTLock Smart Lock installiert und in WorkTime One integriert ist, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Mitarbeiter zu onboarden und ihre bevorzugten Zugangsmethoden zuzuweisen. Dies wird vollständig in Ihrem WorkTime One-Dashboard verwaltet und ist ein entscheidender Teil, um ihnen eine effektive Anmeldung bei WorkTime One zu ermöglichen.
- Mitarbeiter zu Ihrem WorkTime One-Konto hinzufügen: Navigieren Sie zum Abschnitt 'Mitarbeiter' in Ihrem WorkTime One-Dashboard. Hier können Sie neue Teammitglieder hinzufügen und deren wesentliche Details wie Name, E-Mail und Stundenlohn für die automatische Gehaltsabrechnung eingeben.
- Spezifische Zugangsmethoden zuweisen: Für jeden Mitarbeiter weisen Sie eine oder mehrere der sechs verfügbaren Zugangsmethoden zu:
- RFID/NFC-Karten: Bei Verwendung von RFID-Karten registrieren Sie die eindeutige ID jeder Mitarbeiterkarte im WorkTime One-System und verknüpfen sie direkt mit deren Profil.
- Fingerabdruck: Mitarbeiter registrieren ihren Fingerabdruck direkt am TTLock Smart Lock selbst. Das Smart Lock kommuniziert diese Registrierung dann sicher an WorkTime One und verknüpft den Fingerabdruck mit dem richtigen Mitarbeiterprofil.
- Permanente PIN-Codes: Sie können für jeden Mitarbeiter einen eindeutigen, permanenten PIN-Code generieren und zuweisen. Dieser Code wird direkt am Tastenfeld des Smart Locks eingegeben.
- Bluetooth: Für Mitarbeiter, die ihr Smartphone bevorzugen, können Sie den Bluetooth-Zugang aktivieren. Dies ermöglicht es ihnen, die Tür über die TTLock-App (die sich in WorkTime One integriert) zu entsperren, wenn sie sich in unmittelbarer Nähe befinden.
- Temporäre Passcodes: Ideal für Auftragnehmer, Besucher oder bestimmte Schichten, können temporäre Passcodes mit definierten Gültigkeitszeiträumen generiert werden, um den Zugang nur bei Bedarf zu gewährleisten.
Jede zugewiesene Zugangsmethode ist individuell und verstärkt die Sicherheit und Genauigkeit. Dieser personalisierte Ansatz zur Zugangskontrolle macht WorkTime One zu einer robusten Lösung zur Verhinderung unbefugter Zugriffe und zur Gewährleistung präziser Anwesenheitslisten.
Schritt 4: Wie man sich mit der zugewiesenen Smart Lock-Methode bei WorkTime One anmeldet
Für Mitarbeiter ist der tägliche Prozess des Ein- und Ausstempelns mit WorkTime One bemerkenswert einfach und intuitiv. Das Entriegeln der Tür mit einer zugewiesenen Methode löst automatisch die Anwesenheitserfassung aus. Hier ist eine Aufschlüsselung, wie sich Mitarbeiter bei WorkTime One anmelden können:
Verwendung einer RFID/NFC-Karte:
Diese Methode ist so schnell wie ein Tippen. Mitarbeiter halten einfach ihre zugewiesene RFID- oder NFC-Karte an das vorgesehene Lesegerät des TTLock Smart Locks. Das Schloss gibt einen Bestätigungston ab, entriegelt die Tür, und WorkTime One erfasst sofort ihre Einbuchungszeit. Beim Verlassen wird durch ein weiteres Tippen die Ausbuchung protokolliert.
Verwendung Ihres Fingerabdrucks:
Für biometrische Sicherheit legen Mitarbeiter ihren registrierten Finger fest auf den Fingerabdruckscanner des Smart Locks. Sobald der Fingerabdruck erkannt wird, entriegelt das Schloss, und WorkTime One protokolliert automatisch ihren Eintritt. Diese Methode ist hochsicher und verhindert jede Form von 'Buddy Punching', da jeder Fingerabdruck einzigartig ist.
Eingabe eines permanenten PIN-Codes:
Mitarbeiter können ihren eindeutigen, permanenten PIN-Code auf dem Tastenfeld des Smart Locks eingeben. Nach erfolgreicher Eingabe des Codes öffnet sich das Schloss, und WorkTime One erfasst die genaue Eintrittszeit. Dies bietet eine zuverlässige Backup- oder primäre Methode für diejenigen, die Tastenfelder bevorzugen.
Verwendung eines temporären Passcodes:
Für Situationen, die einen begrenzten oder temporären Zugang erfordern, z. B. für Auftragnehmer, Teilzeitkräfte mit bestimmten Schichten oder Besucher, kann ein temporärer Passcode verwendet werden. Mitarbeiter geben den vom Manager bereitgestellten zeitlich begrenzten Code auf dem Tastenfeld ein. Das Schloss gewährt Zugang für den definierten Zeitraum, und WorkTime One erfasst Eintritte und Austritte innerhalb dieses Fensters.
Via Bluetooth (mit der TTLock App):
Mitarbeiter mit aktiviertem Bluetooth-Zugang können die TTLock Mobil-App verwenden (die sich nahtlos in WorkTime One integriert). Indem sie sicherstellen, dass Bluetooth auf ihrem Smartphone aktiv ist und sie sich in Reichweite des Smart Locks befinden, können sie in der App auf eine 'Entsperren'-Schaltfläche tippen. Die Tür öffnet sich, und ihre Anwesenheit wird automatisch von WorkTime One protokolliert.
Das Kernprinzip bleibt bei allen Methoden konsistent: Der physische Akt des Entriegelns der Tür ist gleichbedeutend mit dem Ein- oder Ausstempeln. Dies eliminiert die Notwendigkeit für Mitarbeiter, sich daran zu erinnern, eine separate App zu öffnen, Menüs zu navigieren oder ihre Zeit manuell zu erfassen, was zu größerer Genauigkeit und weniger Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen führt.
Schritt 5: Über das Einchecken hinaus: Die Vorteile von WorkTime One für Ihr Unternehmen
Während das Verständnis, wie man sich mit einem Smart Lock bei WorkTime One anmeldet, grundlegend ist, geht der wahre Wert des Systems weit über die einfache Anwesenheitserfassung hinaus. WorkTime One bietet eine umfassende Suite von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, kleine Unternehmen zu stärken, die betriebliche Effizienz zu steigern und erhebliche Zeit und Geld zu sparen.
- Echtzeit-Dashboard: Erhalten Sie sofortige Einblicke in Ihre Belegschaft. Das WorkTime One-Dashboard zeigt Ihnen genau, wer gerade arbeitet, an all Ihren Standorten. Diese Echtzeitdaten ermöglichen ein besseres Management und eine bessere Ressourcenzuweisung.
- Automatische Gehaltsabrechnung: Verabschieden Sie sich von manuellen Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und stundenlangem Zusammenzählen von Arbeitszeittabellen. WorkTime One berechnet automatisch Stundenlöhne, Überstunden und berücksichtigt sogar Feiertage, wodurch genaue Gehaltsabrechnungsdaten mühelos generiert werden.
- Unterstützung für mehrere Standorte: Egal, ob Sie zwei Geschäfte oder zwanzig Lager verwalten, WorkTime One vereinfacht die Anwesenheitserfassung an allen Standorten. Ein einziges, zentralisiertes Dashboard bietet Ihnen eine einheitliche Ansicht Ihrer gesamten Belegschaft, unabhängig von ihrem physischen Standort.
- Detaillierte Zeitberichte: Greifen Sie auf umfassende Zeitberichte zu, die zur weiteren Analyse oder zur Einhaltung von Vorschriften exportiert werden können. Verstehen Sie Anwesenheitsmuster, identifizieren Sie Unstimmigkeiten und treffen Sie fundierte Geschäftsentscheidungen.
- Karenzzeit- und Strafmanagement: Passen Sie Regeln für verspätetes Erscheinen oder früheres Verlassen mit integrierten Karenzzeit- und Strafmanagementfunktionen an, um eine faire und konsistente Durchsetzung der Richtlinien zu gewährleisten.
Im Vergleich zu traditionellen Methoden oder sogar anderen digitalen Lösungen bietet WorkTime One einen entscheidenden Vorteil in Bezug auf Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz:
Funktion / Methode Traditionelle Stechuhr Mobile App-Erfassung WorkTime One (Smart Lock) Genauigkeit Anfällig für manuelle Fehler, Arbeitszeitbetrug GPS/Wi-Fi-abhängig, kann manipuliert werden Hochpräzise, physische Anwesenheit erforderlich Buddy Punching Hohes Risiko, leicht zu umgehen Moderates Risiko (gemeinsame Telefone/Logins) Praktisch eliminiert durch einzigartigen physischen Zugang Komplexität der Einrichtung Mittel (Hardware, Software) Niedrig (App-Download) Mittel (Schlossinstallation, Softwarekonfiguration) Mitarbeiteraufwand Manuelles Stempeln, anfällig für Vergessen Manuelle App-Interaktion, leicht zu vergessen Einfaches Entriegeln der Tür, automatisch Hardwarekosten Ja (Stechuhr, Karten) Nein (nutzt Mitarbeitertelefone) Ja (einmaliger Smart Lock Kauf) Softwarekosten (pro Benutzer/Monat) Variiert erheblich Typischerweise 5-10+ $/Benutzer/Monat Ab 0,49 $/Benutzer/Monat WorkTime One ist nicht nur ein Zeiterfasser; es ist eine komplette Anwesenheits- und Gehaltsabrechnungslösung, die sich nahtlos in Ihren physischen Arbeitsbereich integriert und Ihnen Sicherheit und betriebliche Effizienz bietet.
Schritt 6: Den richtigen WorkTime One Plan für Ihr Unternehmen wählen
WorkTime One ist so konzipiert, dass es skalierbar und erschwinglich für Unternehmen jeder Größe ist, von Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Wir bieten transparente Preispläne, um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie benötigen, ohne versteckte Gebühren. Zu verstehen, wie man sich bei WorkTime One anmeldet, ist nur der Anfang; die Wahl des richtigen Plans sichert den langfristigen Wert.
- Kostenloser Plan: Ideal für sehr kleine Unternehmen oder solche, die das System testen möchten. Dieser Plan ist kostenlos für bis zu 3 Mitarbeiter, erfordert keine Kreditkarte und bietet wesentliche Funktionen für den Start.
- Starter Plan: Für wachsende Teams kostet der Starter Plan nur 2,99 $ pro Mitarbeiter und Monat und unterstützt bis zu 15 Mitarbeiter. Er umfasst alle Kernfunktionen und ist somit perfekt für kleine Unternehmen, die ihre Anwesenheitserfassung professionalisieren möchten.
- Business Plan: Wenn Ihr Unternehmen wächst, bietet der Business Plan mit 1,99 $ pro Mitarbeiter und Monat für bis zu 50 Mitarbeiter einen noch größeren Wert. Dieser Plan bietet erweiterte Berichts- und Multi-Location-Management-Funktionen.
- Enterprise Plan: Für größere Organisationen mit unbegrenzter Mitarbeiterzahl ist der Enterprise Plan unsere kostengünstigste Option mit nur 0,49 $ pro Mitarbeiter und Monat. Er beinhaltet vorrangigen Support und erweiterte Anpassungsoptionen, um komplexen organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Alle Pläne umfassen die robuste TTLock Smart Lock-Integration, das Echtzeit-Dashboard, automatische Gehaltsabrechnungen und die Unterstützung für mehrere Standorte. WorkTime One ist bestrebt, eine zugängliche Lösung bereitzustellen, die mit Ihrem Unternehmen wächst und Ihnen stets genaue, automatisierte Anwesenheitserfassung bietet, ohne Ihr Budget zu sprengen. Besuchen Sie unsere Preisseite für weitere Details und um den perfekten Plan für Ihr Team zu finden.
Häufig gestellte Fragen
WorkTime One nutzt die robusten Sicherheitsfunktionen von TTLock Smart Locks, die fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle für die Kommunikation und eine sichere Speicherung der Zugangsdaten umfassen. Jede Zugangsmethode (Fingerabdruck, RFID, PIN) ist einzigartig für die jeweilige Person, was das Risiko eines unbefugten Zugriffs minimiert. Darüber hinaus führt WorkTime One detaillierte Audit-Trails aller Türöffnungsvorgänge und bietet so eine transparente und sichere Aufzeichnung jedes Ein- und Austritts.
WorkTime One ist speziell für die tiefe Integration mit TTLock Smart Locks entwickelt worden. Das bedeutet, um die automatischen Anwesenheitsfunktionen von WorkTime One nutzen zu können, müssen Sie ein kompatibles TTLock Smart Lock installieren. Diese dedizierte Integration gewährleistet eine nahtlose Kommunikation, zuverlässige Leistung und die volle Suite der Zeiterfassungsfunktionen, die WorkTime One bietet.
Das System von WorkTime One ist auf Redundanz ausgelegt. Mitarbeitern können mehrere Zugangsmethoden zugewiesen werden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise seine RFID-Karte vergisst, könnte er seinen zugewiesenen PIN-Code oder Fingerabdruck verwenden. Manager haben auch die Möglichkeit, die Tür über das WorkTime One-Dashboard oder die mobile App fernzuentriegeln, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter immer Zugang erhalten und ihre Anwesenheit erfasst wird.
WorkTime One eliminiert 'Buddy Punching' praktisch, indem es für das Ein- und Ausstempeln eine eindeutige, physische Interaktion mit dem Smart Lock erfordert. Methoden wie Fingerabdruckerkennung oder individuelle RFID-Karten stellen sicher, dass nur der autorisierte Mitarbeiter Zugang erhält und seine Zeit erfasst. Im Gegensatz zu App-basierten Lösungen, bei denen Anmeldeinformationen geteilt werden können, bietet die Anforderung der physischen Anwesenheit bei WorkTime One eine hochsichere und genaue Anwesenheitserfassung.
Absolut. WorkTime One ist darauf ausgelegt, Unternehmen mit mehreren Standorten nahtlos zu unterstützen. Sie können alle Ihre Filialen, Smart Locks und Mitarbeiter über ein einziges, zentralisiertes WorkTime One-Dashboard verwalten. Dies ermöglicht eine einheitliche Anwesenheitserfassung, Gehaltsabrechnung und Berichterstattung in Ihrem gesamten Unternehmen, unabhängig davon, wie viele physische Standorte Sie betreiben.