Pointage Bluetooth WorkTime One : Instructions étape par étape

Le suivi manuel du temps entraîne souvent des erreurs, des oublis de pointage et le problème notoire du « buddy punching » (pointage par un collègue). WorkTime One offre une solution moderne, transformant la porte de votre bureau en une horloge de pointage automatique. Ce guide fournit des instructions complètes pour le pointage Bluetooth WorkTime One, vous permettant de configurer et de gérer sans effort la présence des employés grâce à la puissance des serrures connectées et de la technologie Bluetooth.

La puissance du pointage Bluetooth avec WorkTime One

WorkTime One exploite les capacités avancées des serrures connectées TTLock pour offrir une expérience de suivi du temps inégalée. Contrairement aux systèmes traditionnels qui reposent sur des applications distinctes, le GPS ou la saisie manuelle, WorkTime One s'intègre directement à votre serrure de porte physique. Lorsqu'un employé déverrouille la porte à l'aide de son smartphone compatible Bluetooth, WorkTime One enregistre automatiquement son heure d'arrivée ou de départ. Cette méthode offre plusieurs avantages distincts :

• Élimine le buddy punching : Chaque employé utilise son propre appareil Bluetooth unique, ce qui rend impossible pour un employé de pointer pour un autre.
• Précision améliorée : Les enregistrements de temps sont précis à la seconde, directement liés à l'entrée et à la sortie physiques.
• Facile pour les employés : Déverrouiller la porte devient l'action de pointage, ne nécessitant aucune étape supplémentaire ni de se souvenir d'ouvrir une application.
• Données en temps réel : Les managers ont une visibilité instantanée sur qui est actuellement au travail sur tous les sites.
• Sécurité robuste : L'accès est contrôlé par la serrure connectée, ajoutant une couche de sécurité physique à vos locaux.

WorkTime One est conçu pour les petites et moyennes entreprises, y compris les restaurants, les magasins de détail, les entrepôts et les bureaux, offrant une solution rentable et très efficace pour une gestion moderne des présences.

Prérequis pour le pointage Bluetooth WorkTime One

Avant de vous lancer dans le processus de configuration, assurez-vous de disposer des éléments suivants pour garantir une mise en œuvre fluide du pointage Bluetooth WorkTime One :

• Une serrure connectée TTLock compatible : WorkTime One s'intègre exclusivement aux serrures connectées TTLock. Assurez-vous que la serrure choisie prend en charge la fonctionnalité Bluetooth.
• Un compte WorkTime One : Vous aurez besoin d'un compte WorkTime One actif. Vous pouvez créer un compte gratuit pour commencer, qui prend en charge jusqu'à 3 employés sans nécessiter de carte de crédit.
• Application mobile Manager : Téléchargez l'application manager WorkTime One (iOS ou Android) pour une gestion facile en déplacement.
• Application mobile Employé : Les employés devront avoir l'application TTLock installée sur leurs smartphones compatibles Bluetooth pour faciliter le déverrouillage de la porte via Bluetooth.
• Appareils compatibles Bluetooth : La serrure connectée et le smartphone de l'employé doivent avoir le Bluetooth activé.
• Connexion Internet : Bien que le déverrouillage Bluetooth fonctionne hors ligne, la serrure connectée a besoin d'une connexion Internet (via une passerelle TTLock, généralement) pour synchroniser les données de présence avec le tableau de bord cloud de WorkTime One.

Étape 1 : Installez votre serrure connectée TTLock

La base du suivi automatique du temps de WorkTime One est la serrure connectée TTLock. Si ce n'est pas déjà fait, installez votre serrure connectée TTLock sur la porte de votre bureau, entrepôt ou magasin conformément aux instructions du fabricant. Assurez-vous qu'elle est correctement calibrée et fonctionnelle.

Une fois installée, utilisez l'application mobile TTLock pour configurer et vous connecter initialement à votre serrure connectée. Cela implique de jumeler la serrure avec l'application via Bluetooth et de configurer tout accès administrateur initial. Pour une synchronisation transparente des données avec WorkTime One, il est fortement recommandé de configurer également une passerelle TTLock, qui connecte votre serrure connectée au Wi-Fi, permettant une gestion à distance et un transfert de données en temps réel vers le tableau de bord WorkTime One.

Étape 2 : Configurez votre compte WorkTime One

Si ce n'est pas déjà fait, créez votre compte WorkTime One :

1. Accédez à la page d'inscription de WorkTime One.
2. Entrez votre adresse e-mail, créez un mot de passe fort et indiquez le nom de votre entreprise.
3. Suivez les invites à l'écran pour terminer la configuration de votre compte.
4. Explorez le tableau de bord. WorkTime One offre un plan gratuit généreux pour un maximum de 3 employés, parfait pour tester le système avant de s'engager dans un plan payant. Nos plans tarifaires sont conçus pour évoluer avec votre entreprise, à partir de seulement 2,99 $ par employé et par mois pour un maximum de 15 employés.

Étape 3 : Intégrez votre serrure connectée TTLock à WorkTime One

C'est l'étape cruciale qui relie votre serrure connectée physique à votre système de présence numérique :

1. Connectez-vous à votre tableau de bord WorkTime One : Accédez à votre compte via un navigateur web.
2. Accédez à « Serrures » ou « Intégrations » : Dans le tableau de bord WorkTime One, recherchez la section dédiée à la gestion des serrures connectées.
3. Connectez le compte TTLock : Vous serez invité à connecter votre compte administrateur TTLock. Cela implique généralement d'autoriser WorkTime One à accéder à vos serrures TTLock via l'API TTLock. Suivez les instructions à l'écran, qui peuvent impliquer de vous connecter à votre compte TTLock via l'interface de WorkTime One.
4. Sélectionnez vos serrures : Une fois connecté, WorkTime One affichera une liste des serrures connectées TTLock associées à votre compte TTLock. Sélectionnez les serrures spécifiques que vous souhaitez utiliser pour le suivi du temps.
5. Attribuez des emplacements : Si vous avez plusieurs sites commerciaux, attribuez chaque serrure à son emplacement correspondant dans le tableau de bord WorkTime One. Cela garantit un suivi précis des présences multi-sites.

Une fois intégrée, WorkTime One commencera à recevoir les données de présence de vos serrures connectées TTLock chaque fois qu'une méthode d'accès autorisée est utilisée.

Étape 4 : Ajoutez des employés et attribuez l'accès Bluetooth

Il est maintenant temps d'intégrer vos employés et de leur accorder l'accès Bluetooth :

1. Ajoutez des employés à WorkTime One :

   Dans votre tableau de bord WorkTime One, accédez à la section « Employés ».

   • Cliquez sur « Ajouter un employé » et entrez leurs coordonnées (nom, e-mail, taux horaire, etc.).
   • Attribuez-les au(x) bon(s) emplacement(s).
2. Attribuez l'accès Bluetooth aux employés :

   Pour chaque employé, vous devez lui accorder l'accès à la serrure connectée via Bluetooth :

   • Accédez au profil de l'employé dans WorkTime One.
   • Sous « Méthodes d'accès » ou « Serrures attribuées », sélectionnez la ou les serrures connectées TTLock auxquelles ils doivent avoir accès.
   • Choisissez « Bluetooth » comme méthode d'accès autorisée. WorkTime One demandera alors au système TTLock d'accorder cet accès Bluetooth à l'employé.
3. Demandez aux employés de télécharger l'application TTLock :

   Les employés doivent télécharger l'application officielle TTLock sur leur smartphone (disponible pour iOS et Android). Ils utiliseront cette application pour déverrouiller la porte via Bluetooth.

4. Guidez les employés pour qu'ils s'associent à la serrure :

   Les employés devront ouvrir l'application TTLock, s'assurer que le Bluetooth est activé sur leur téléphone et suivre les instructions de l'application pour découvrir et s'associer à la serrure connectée. Une fois associés et autorisés par WorkTime One, ils verront la serrure répertoriée dans leur application TTLock et pourront la déverrouiller.

WorkTime One prend en charge jusqu'à 6 méthodes d'accès, y compris les cartes RFID/NFC, les empreintes digitales, les codes PIN permanents, les codes d'accès temporaires et le déverrouillage à distance, vous offrant une flexibilité au-delà du simple Bluetooth.

Étape 5 : Expérience employé : Comment pointer via Bluetooth

Pour vos employés, le processus de pointage via WorkTime One Bluetooth est fluide et intuitif :

1. Assurez-vous que le Bluetooth est activé : Les employés doivent simplement avoir le Bluetooth activé sur leur smartphone.
2. Ouvrez l'application TTLock : Ils ouvrent l'application TTLock sur leur téléphone. L'application détectera les serrures connectées autorisées à proximité.
3. Déverrouillez la porte : Dans l'application TTLock, ils appuient sur le bouton de déverrouillage associé à la porte du bureau. La serrure connectée se désengagera.
4. Pointage automatique : Dès que l'application TTLock déverrouille la porte avec succès, WorkTime One reçoit cet événement via l'intégration TTLock et enregistre automatiquement l'heure d'arrivée de l'employé. Le même processus s'applique pour le départ lorsqu'ils quittent les lieux.

Cette méthode élimine le besoin de procédures de pointage distinctes, faisant du suivi des présences une partie naturelle de l'entrée ou de la sortie du lieu de travail.

Étape 6 : Suivi des présences et rapports dans WorkTime One

Avec WorkTime One, la gestion et le suivi des données de présence sont simples :

1. Tableau de bord en temps réel : Connectez-vous à votre tableau de bord WorkTime One pour voir qui est actuellement pointé sur tous vos sites. La vue en temps réel offre un aperçu immédiat de votre personnel.
2. Rapports horaires détaillés : Accédez à des rapports horaires complets pour n'importe quelle période. Filtrez par employé, emplacement ou date. Ces rapports affichent les heures d'arrivée/départ, le nombre total d'heures travaillées, les pauses et les heures supplémentaires. Les rapports peuvent être exportés pour une analyse plus approfondie ou la tenue de registres.
3. Calculs automatiques de la paie : WorkTime One calcule automatiquement la paie en fonction des taux horaires, des règles d'heures supplémentaires et des paramètres de vacances que vous configurez. Cela réduit considérablement le temps administratif et minimise les erreurs de paie.
4. Gestion des périodes de grâce et des pénalités : Définissez des périodes de grâce pour les arrivées tardives ou les départs anticipés, et configurez des pénalités si vous le souhaitez, le tout géré automatiquement par le système.
5. Prise en charge multi-sites : Si vous exploitez plusieurs succursales, WorkTime One consolide toutes les données de présence dans un tableau de bord unique et intuitif, simplifiant la gestion de l'ensemble de votre entreprise.

Les fonctionnalités robustes de rapport et d'automatisation de WorkTime One vous font gagner un temps précieux et garantissent la conformité, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Dépannage des problèmes courants de pointage Bluetooth

Bien que le pointage Bluetooth de WorkTime One soit très fiable, vous pourriez occasionnellement rencontrer des problèmes mineurs. Voici quelques problèmes courants et leurs solutions :

• Le Bluetooth ne se connecte pas :
  • Assurez-vous que le Bluetooth est activé sur le téléphone de l'employé et sur la serrure connectée.
  • Vérifiez si le téléphone est à portée de la serrure connectée (généralement 1 à 3 mètres).
  • Redémarrez l'application TTLock et réessayez.
  • Redémarrez le téléphone de l'employé.
• Employé non autorisé :
  • Vérifiez que l'employé a été ajouté à WorkTime One et que l'accès Bluetooth lui a été attribué pour la serrure spécifique dans le tableau de bord WorkTime One (Étape 4).
  • Assurez-vous que l'employé a correctement associé son application TTLock à la serrure connectée.
• Présence non enregistrée :
  • Confirmez que la serrure connectée TTLock est connectée à une passerelle TTLock et dispose d'une connexion Internet active pour synchroniser les données avec WorkTime One.
  • Vérifiez le tableau de bord WorkTime One pour tout message d'erreur lié à la serrure ou à l'accès de l'employé.
  • Assurez-vous que la batterie de la serrure connectée n'est pas trop faible.
• Heure incorrecte enregistrée :
  • Vérifiez que les paramètres de fuseau horaire sont corrects dans votre compte WorkTime One et dans les paramètres de l'application/serrure TTLock.
  • Assurez-vous que l'horloge interne de la serrure connectée est synchronisée (cela se fait généralement automatiquement via la passerelle).
• L'application plante ou se fige :
  • Assurez-vous que l'application TTLock est mise à jour vers la dernière version.
  • Videz le cache de l'application (dans les paramètres du téléphone) ou réinstallez l'application.

Pour les problèmes persistants, l'équipe d'assistance de WorkTime One est disponible pour vous aider. Vous trouverez les coordonnées sur notre page Contactez-nous.

Pourquoi WorkTime One est le choix supérieur pour le suivi du temps

Lors de l'évaluation des solutions de suivi du temps, WorkTime One se distingue, en particulier pour les entreprises recherchant précision, sécurité et facilité d'utilisation. Notre intégration unique avec les serrures connectées TTLock offre un avantage distinct par rapport aux méthodes traditionnelles et aux concurrents basés sur des applications :

WorkTime One offre une solution non seulement rentable, mais aussi parfaitement intégrée à la routine quotidienne de vos employés. Avec des plans à partir de seulement 0,49 $ par employé et par mois pour les grandes équipes, il offre une valeur et une tranquillité d'esprit significatives.

Foire aux questions

Les employés ont-ils besoin d'une application spéciale pour le pointage Bluetooth WorkTime One ?

Oui, pour l'accès Bluetooth, les employés devront télécharger et utiliser l'application officielle TTLock sur leur smartphone. Cette application facilite la connexion Bluetooth et le déverrouillage de la serrure connectée, que WorkTime One enregistre ensuite comme événement d'arrivée/départ.

Que se passe-t-il si la batterie du téléphone d'un employé est déchargée ou s'il oublie son téléphone ?

WorkTime One s'intègre aux serrures connectées TTLock, qui offrent généralement plusieurs méthodes d'accès. Si le Bluetooth n'est pas une option, les employés peuvent toujours utiliser des cartes RFID, des empreintes digitales ou des codes PIN (s'ils leur sont activés) pour déverrouiller la porte et pointer. Cette approche multi-méthodes garantit flexibilité et fonctionnement continu.

Le pointage Bluetooth WorkTime One est-il sécurisé ?

Oui, il est hautement sécurisé. La communication Bluetooth pour les serrures connectées utilise des protocoles de cryptage pour empêcher tout accès non autorisé. De plus, l'intégration de WorkTime One garantit que seuls les employés ayant un accès Bluetooth attribué à des serrures spécifiques peuvent pointer de cette manière, éliminant ainsi les préoccupations telles que le buddy punching.

WorkTime One prend-il en charge plusieurs sites commerciaux avec le pointage Bluetooth ?

Absolument. WorkTime One est conçu pour les entreprises multi-sites. Vous pouvez intégrer des serrures connectées TTLock dans toutes vos succursales et gérer toutes les présences des employés à partir d'un seul tableau de bord WorkTime One centralisé et intuitif. Chaque serrure peut être attribuée à son emplacement respectif pour des rapports clairs.

Quels sont les coûts associés au pointage Bluetooth WorkTime One ?

Les coûts comprennent l'achat et l'installation initiaux des serrures connectées TTLock (et d'une passerelle TTLock pour la gestion à distance), ainsi que l'abonnement WorkTime One. WorkTime One offre un plan gratuit pour un maximum de 3 employés. Les plans payants commencent à 2,99 $/employé/mois pour un maximum de 15 employés, descendant à 0,49 $/employé/mois pour les solutions d'entreprise, ce qui en fait un choix très rentable.