Налаштування ефективного та точного обліку робочого часу співробітників є критично важливим для будь-якого бізнесу. Цей вичерпний посібник надає докладні інструкції з налаштування входу для співробітників WorkTime One, зосереджуючись на тому, як адміністратори можуть налаштувати доступ співробітників для автоматичного обліку відвідуваності через розумні замки TTLock. Дізнайтеся, як WorkTime One спрощує розрахунок заробітної плати та усуває типові проблеми з обліком часу.
Крок 1: Розуміння унікального підходу WorkTime One до обліку відвідуваності співробітників
Перш ніж зануритися в налаштування, важливо зрозуміти, що робить WorkTime One особливим. На відміну від традиційних рішень для відстеження часу, які покладаються на мобільні додатки, GPS або ручне введення, WorkTime One інтегрується безпосередньо з розумними замками TTLock. Це означає, що співробітники реєструють прихід і вихід, просто відчиняючи двері офісу, складу або магазину за допомогою призначеного їм методу доступу.
Цей інноваційний підхід пропонує кілька ключових переваг:
- Усуває "дружній прокол": Завдяки унікальним фізичним методам доступу, таким як відбитки пальців або RFID-карти, один співробітник не може зареєструвати прихід за іншого.
- Підвищує точність: Записи часу точні до секунди, безпосередньо пов'язані з фізичною присутністю на робочому місці.
- Зменшує адміністративне навантаження: Більше не потрібно наздоганяти співробітників через забуті відмітки приходу/виходу або вручну виправляти табелі.
- Простота для співробітників: Процес відмітки приходу стає природною частиною їхнього щоденного розпорядку – відчинення дверей.
WorkTime One розроблений для малого бізнесу, ресторанів, роздрібних магазинів, будівельних компаній та будь-яких організацій, які шукають надійну, автоматизовану систему обліку відвідуваності, що бездоганно працює з фізичними локаціями.
Крок 2: Створення вашого адміністраторського облікового запису WorkTime One
Ваша подорож з автоматизованим обліком відвідуваності починається зі створення адміністраторського облікового запису на WorkTime One. Цей обліковий запис стане вашим центральним хабом для управління співробітниками, розумними замками та даними про відвідуваність.
- Відвідайте вебсайт WorkTime One: Перейдіть на worktime.one у вашому веб-браузері.
- Знайдіть кнопку "Почати безкоштовно": Зазвичай вона помітно відображається на головній сторінці. Натисніть на неї, щоб розпочати процес реєстрації. Або ви можете перейти безпосередньо на сторінку реєстрації: Створити безкоштовний обліковий запис.
- Введіть свої дані: Вкажіть свою адресу електронної пошти, створіть надійний пароль та введіть назву вашої компанії. Переконайтеся, що вся інформація точна.
- Підтвердьте свій обліковий запис: Ви можете отримати електронний лист з підтвердженням. Дотримуйтесь інструкцій у листі, щоб активувати ваш адміністраторський обліковий запис WorkTime One.
- Увійдіть: Після активації увійдіть до своєї нової панелі керування WorkTime One, використовуючи зареєстровані електронну пошту та пароль.
Пам'ятайте, WorkTime One пропонує щедрий безкоштовний план для до 3 співробітників, що дозволяє вам відчути переваги без будь-яких зобов'язань. Для команд, що зростають, наш план Starter починається всього з $2.99/співробітник/місяць, знижуючись до $0.49/співробітник/місяць для великих підприємств. Ви можете вивчити всі варіанти на нашій сторінці цін.
Крок 3: Встановлення та підключення вашого розумного замка TTLock
Серцем системи WorkTime One є розумний замок TTLock. Якщо у вас його ще немає, вам потрібно буде встановити сумісний розумний замок TTLock на двері вашого офісу, магазину або складу. WorkTime One бездоганно інтегрується з широким спектром моделей TTLock, забезпечуючи гнучкість для різних типів дверей та потреб безпеки.
- Встановіть свій розумний замок TTLock: Дотримуйтесь інструкцій виробника для фізичного встановлення розумного замка TTLock на ваші двері. Це зазвичай передбачає заміну існуючого засуву або дверної ручки.
- Завантажте додаток TTLock: Перед підключенням до WorkTime One вам потрібно буде налаштувати замок за допомогою офіційного мобільного додатку TTLock (доступний на iOS та Android). Цей додаток дозволяє спочатку з'єднатися з замком через Bluetooth та виконати базові налаштування.
- Додайте замок до WorkTime One: У вашій адміністраторській панелі WorkTime One:
- Перейдіть до розділу "Замки".
- Натисніть "Додати новий замок".
- WorkTime One проведе вас через процес підключення вашого розумного замка TTLock. Це зазвичай передбачає надання WorkTime One дозволу на доступ до даних вашого замка через API TTLock, забезпечуючи безпечний та авторизований зв'язок.
- Призначте локації (необов'язково, але рекомендовано): Якщо ви керуєте кількома бізнес-локаціями, призначте кожен замок до відповідної локації в WorkTime One. Це допомагає організувати ваші дані про відвідуваність та звіти.
Після підключення WorkTime One почне отримувати дані в реальному часі від вашого розумного замка, закладаючи основу для автоматичного відстеження відвідуваності.
Крок 4: Додавання співробітників до вашої панелі керування WorkTime One
Коли ваш обліковий запис WorkTime One активний, а розумний замок підключено, наступним важливим кроком у налаштуванні входу для співробітників WorkTime One є додавання членів вашої команди до системи. Це дозволяє вам призначати їм методи доступу та відстежувати їхню відвідуваність.
- Перейдіть до розділу "Співробітники": З вашої адміністраторської панелі WorkTime One знайдіть і натисніть вкладку або розділ "Співробітники".
- Натисніть "Додати нового співробітника": Зазвичай ви знайдете кнопку для додавання нового співробітника.
- Введіть дані співробітника: Заповніть необхідну інформацію для кожного співробітника:
- Повне ім'я: Для ідентифікації у звітах.
- Адреса електронної пошти: (Необов'язково) Для сповіщень або доступу до облікового запису, якщо це застосовно.
- Ідентифікатор співробітника: (Необов'язково) Для внутрішнього відстеження.
- Погодинна ставка: (Необов'язково) Важливо для автоматичних розрахунків заробітної плати.
- Роль/Дозволи: Визначте, чи є вони звичайним співробітником або менеджером зі спеціальним доступом до панелі керування.
- Призначте до локації(й): Якщо у вас є кілька локацій, призначте співробітника до відповідної філії(й), де він буде реєструвати прихід/вихід.
- Зберегти співробітника: Після введення всіх даних збережіть профіль співробітника.
Повторіть цей процес для всіх ваших співробітників. Підтримка WorkTime One для кількох локацій гарантує, що ви можете керувати всією своєю робочою силою з єдиної, інтуїтивно зрозумілої панелі керування, незалежно від того, скільки філій ви експлуатуєте.
Крок 5: Призначення методів доступу співробітникам для автоматичної реєстрації приходу/виходу
Саме тут "інструкції з налаштування входу для співробітників" стають дуже практичними. Замість традиційних входів, співробітники використовують фізичні методи доступу, надані розумним замком TTLock, для реєстрації приходу/виходу. WorkTime One підтримує різноманітні безпечні методи доступу, пропонуючи гнучкість для різних потреб і вподобань співробітників.
- Виберіть співробітника: У розділі "Співробітники" на вашій панелі керування WorkTime One натисніть на ім'я співробітника, якого ви хочете налаштувати.
- Перейдіть до "Методи доступу" або "Доступ до замка": У профілі співробітника ви знайдете розділ, присвячений призначенню доступу.
- Виберіть і призначте методи доступу: WorkTime One інтегрується з TTLock, щоб запропонувати 6 різних методів доступу:
- RFID/NFC-карти: Ідеально підходить для швидкого безконтактного входу. Просто прикладіть карту до замка. Ви зареєструєте унікальний ID RFID-карти в WorkTime One і призначите його співробітнику.
- Відбиток пальця: Високобезпечний та особистий. Співробітники реєструють свій відбиток пальця безпосередньо на розумному замку TTLock, який потім пов'язується з їхнім профілем WorkTime One.
- Постійні PIN-коди: Унікальний числовий код, призначений кожному співробітнику. Вони вводять цей код на клавіатурі замка.
- Тимчасові паролі: Корисні для підрядників або відвідувачів, яким потрібен короткостроковий доступ. Їх можна генерувати та відкликати за потреби безпосередньо з WorkTime One.
- Bluetooth: Співробітники можуть розблокувати двері за допомогою програми TTLock на своєму смартфоні, перебуваючи в зоні дії Bluetooth. Цей метод доступу керується через програму TTLock, а WorkTime One записує подію розблокування.
- Віддалене розблокування: Менеджери можуть віддалено розблокувати двері через мобільний додаток WorkTime One (або додаток TTLock) для співробітників, які могли забути свій метод доступу. Подія віддаленого розблокування також записується для обліку відвідуваності.
- Синхронізувати із замком: Після призначення методу доступу (наприклад, реєстрації RFID-карти або відбитка пальця) переконайтеся, що зміни синхронізовані з фізичним розумним замком TTLock. WorkTime One полегшує цю синхронізацію автоматично або простим натисканням.
Призначаючи ці методи, ви фактично налаштовуєте "вхід" кожного співробітника для автоматичного відстеження часу. Цей процес гарантує, що кожен вхід і вихід точно реєструється WorkTime One, усуваючи ручні помилки та підвищуючи підзвітність.
| Метод доступу | Найкраще для | Переваги | Недоліки |
|---|---|---|---|
| RFID/NFC-карти | Швидкий, частий вхід; висока плинність кадрів | Швидко, безконтактно, легко видавати/відкликати | Карти можуть бути загублені або передані (ризик "дружнього проколу", якщо не бути обережним) |
| Відбиток пальця | Висока безпека, індивідуальна відповідальність | Висока безпека, усуває "дружній прокол", не потрібно носити фізичний предмет | Вимагає початкового налаштування на замку, може бути чутливим до бруду/вологи |
| Постійні PIN-коди | Просто, не потрібен фізичний предмет | Легко запам'ятати, не потрібно втрачати фізичний предмет | Можуть бути передані (ризик "дружнього проколу"), менш безпечні, ніж відбиток пальця |
| Тимчасові паролі | Підрядники, відвідувачі, одноразовий доступ | Гнучкий, обмежений у часі, підходить для зовнішніх сторін | Не ідеально для щоденної реєстрації приходу співробітників |
| Bluetooth | Технічно підковані співробітники, випадкове використання | Використовує існуючий смартфон, зручно для деяких | Вимагає програми TTLock, залежить від заряду батареї телефону |
| Віддалене розблокування | Екстрений доступ, нагляд керівництва | Дозволяє віддалену допомогу, корисно при забутому доступі | Не є основним методом реєстрації приходу для співробітників |
Крок 6: Інструктаж співробітників щодо реєстрації приходу/виходу за допомогою WorkTime One
Після того, як адміністратор завершив налаштування входу для співробітників WorkTime One, процес для співробітників є надзвичайно простим. Немає складного програмного забезпечення, в яке потрібно щодня входити; їхній "прихід" інтегрований у їхній фізичний вхід на робоче місце.
- Навчіть свою команду: Чітко повідомте своїм співробітникам, як працює їхня нова система відстеження часу. Поясніть, що призначений їм метод доступу (RFID-карта, відбиток пальця, PIN-код тощо) тепер є їхнім способом реєстрації приходу та виходу.
- Продемонструйте процес: Покажіть їм, як використовувати їхній конкретний метод доступу з розумним замком TTLock. Наприклад, продемонструйте, як прикласти палець до сенсора або піднести RFID-карту.
- Наголосіть на простоті: Запевніть їх, що просто відчиняючи двері, WorkTime One автоматично реєструє їхню відвідуваність. Немає додаткового кроку, який потрібно пам'ятати після розблокування.
- Окресліть пільгові періоди (якщо застосовно): Якщо ви налаштували пільгові періоди в WorkTime One, повідомте співробітникам про ці правила.
Цей спрощений процес усуває поширені проблеми забутих відміток приходу та помилок ручного введення часу, забезпечуючи точні дані про відвідуваність з моменту, коли співробітник переступає поріг. Інтуїтивна система WorkTime One робить дотримання правил легким для всіх.
Крок 7: Моніторинг відвідуваності, звітів та розрахунку заробітної плати за допомогою WorkTime One
Завдяки автоматичній реєстрації приходу/виходу співробітників через їхні розумні замки TTLock, WorkTime One перетворює необроблені дані про відвідуваність на цінні відомості для менеджерів та власників бізнесу.
- Панель керування в реальному часі: Увійдіть до своєї адміністраторської панелі WorkTime One, щоб побачити, хто наразі працює у всіх ваших локаціях. Огляд у реальному часі забезпечує миттєву видимість стану вашої робочої сили.
- Детальні звіти про час: Генеруйте вичерпні звіти про час за будь-який період. Ці звіти включають:
- Час прибуття та відправлення співробітників
- Загальна кількість відпрацьованих годин (звичайні, понаднормові)
- Використані перерви
- Відпустки та свята
Звіти можуть бути експортовані в різних форматах (наприклад, CSV, PDF) для легкої інтеграції з іншими системами або для ведення обліку.
- Автоматичний розрахунок заробітної плати: WorkTime One автоматизує розрахунок заробітної плати на основі призначених погодинних ставок, правил понаднормової роботи та налаштувань свят. Це значно скорочує час та зусилля, витрачені на ручну обробку заробітної плати, мінімізуючи помилки та забезпечуючи точну оплату праці співробітників.
- Управління пільговими періодами та штрафами: Налаштуйте пільгові періоди для запізнень або ранніх виходів, а також встановіть штрафи за потреби, все це автоматично керується WorkTime One.
- Мобільний додаток для менеджерів: Отримуйте доступ до ключових функцій та відстежуйте відвідуваність у дорозі за допомогою мобільного додатку WorkTime One, доступного як для iOS, так і для Android.
WorkTime One не просто відстежує час; він надає вам дані та інструменти, необхідні для ефективного управління вашою робочою силою, забезпечення відповідності та оптимізації ваших операційних процесів.
Часто Задавані Питання
Ось деякі поширені питання щодо WorkTime One та його системи обліку відвідуваності співробітників:
Наскільки безпечні розумні замки та дані WorkTime One?
WorkTime One використовує надійні функції безпеки розумних замків TTLock, які застосовують передове шифрування для зв'язку. Наша платформа дотримується суворих протоколів безпеки даних для захисту всієї інформації про відвідуваність та співробітників. Методи доступу, такі як відбитки пальців, забезпечують високий рівень особистої безпеки, а всі передачі даних шифруються для забезпечення конфіденційності та цілісності.
Чи можу я використовувати WorkTime One зі своїми існуючими розумними замками TTLock?
Так, WorkTime One розроблений для бездоганної інтеграції з вашою існуючою інфраструктурою розумних замків TTLock. Якщо у вас вже встановлені розумні замки TTLock, ви можете легко підключити їх до своєї панелі керування WorkTime One та почати відстежувати відвідуваність співробітників. Це робить WorkTime One економічно ефективним рішенням для підприємств, які вже інвестували в технологію TTLock.
Що станеться, якщо співробітник забуде свою RFID-карту або PIN-код?
WorkTime One пропонує кілька рівнів гнучкості. Якщо співробітник забуває свій основний метод доступу, менеджер може використовувати мобільний додаток WorkTime One для віддаленого розблокування дверей для нього. Крім того, ви можете призначити кілька методів доступу співробітнику (наприклад, як RFID-карту, так і відбиток пальця), щоб забезпечити резервні варіанти. Також можна генерувати тимчасові паролі для одноразового доступу.
Як WorkTime One запобігає "дружньому проколу"?
Ключова відмінність WorkTime One полягає в його опорі на фізичні методи доступу. На відміну від систем на основі додатків, які можуть бути схильні до "дружнього проколу", WorkTime One використовує унікальні ідентифікатори, такі як відбитки пальців або індивідуальні RFID-карти. Коли співробітник використовує свій унікальний метод доступу для розблокування дверей, WorkTime One записує його присутність, що робить практично неможливим для одного співробітника зареєструвати прихід за іншого. Це значно підвищує точність та цілісність ваших записів відвідуваності.
Чи підходить WorkTime One для компаній з кількома локаціями?
Абсолютно. WorkTime One розроблений з урахуванням потреб багатолокаційних підприємств. Ви можете керувати всіма своїми філіями, розумними замками та співробітниками з єдиної централізованої панелі керування WorkTime One. Дані про відвідуваність у реальному часі з усіх локацій консолідуються, надаючи цілісний огляд усієї вашої робочої сили. Ця функція особливо цінна для роздрібних мереж, ресторанів та клінінгових компаній, що працюють на різних об'єктах.