使用 WorkTime One 設定 TTLock 以應對緊急替班人員

對於小型企業而言，管理緊急替班人員可能是一場物流和安全惡夢。在確保準確的工時追蹤和維護安全的同時，授予臨時存取權限是一個持續的挑戰。這份全面的指南將向您展示如何精確配置您的 TTLock 智慧鎖，以供緊急替班人員進入，利用與 WorkTime One 的強大整合，簡化營運、增強安全性並確保精確的出勤記錄。

步驟 1：了解緊急替班人員的挑戰

對於許多企業——從繁忙的餐廳和零售店到充滿活力的建築工地和清潔公司——緊急替班人員的需求是不可避免的現實。員工生病請假，需求突然增加需要額外人手，或需要立即處理特殊任務。雖然對於業務連續性至關重要，但管理這些臨時員工會帶來幾個關鍵挑戰：

• 安全風險：向臨時員工發放實體鑰匙或永久存取碼會帶來重大的安全漏洞。鑰匙可能會丟失、複製或不歸還，在替班人員離開後很久仍會損害您的場所安全。
• 物流難題：協調鑰匙交接或手動為臨時替班人員設定存取權限既耗時又往往效率低下，尤其是在非正常工作時間。
• 不準確的工時追蹤：紙本打卡表或要求替班人員「記住」其工時等傳統方法容易出錯，導致薪資差異和潛在糾紛。「代打卡」——一個員工為另一個員工打卡——在監管較少的臨時員工中也成為更高的風險。
• 缺乏即時可見性：如果沒有自動化系統，經理通常無法立即了解替班人員是否已到達、何時離開或實際工作了多長時間。

這些挑戰突顯了對強大、安全和自動化解決方案的需求。WorkTime One 與 TTLock 智慧鎖整合，直接解決了這些痛點，改變了企業管理緊急班次臨時存取和出勤的方式。

步驟 2：先決條件 – 設定 WorkTime One 和您的 TTLock 智慧鎖

在您能有效管理緊急班次的替班人員進入之前，需要對 WorkTime One 和您的 TTLock 智慧鎖進行基礎設定。WorkTime One 旨在與 TTLock 設備無縫整合，將每次開門轉變為自動打卡/打退卡事件。

將您的 TTLock 智慧鎖連接到 WorkTime One

第一步是確保您的 TTLock 智慧鎖已正確安裝並連接到您的 WorkTime One 帳戶。如果您尚未進行此操作，您需要：

1. 安裝您的 TTLock 智慧鎖：在您的辦公室、倉庫、商店或其他營業入口處安全安裝一個相容的 TTLock 智慧鎖。TTLock 提供適用於各種門類型的廣泛鎖具。
2. 建立 WorkTime One 帳戶：造訪 worktime.one/app/register 建立您的免費帳戶。WorkTime One 對於最多 3 名員工免費，即使是最小的企業也能使用。無需信用卡即可開始。
3. 將 TTLock 與 WorkTime One 整合：按照 WorkTime One 儀表板中的引導設定，連接您的 TTLock 帳戶並匯入您的智慧鎖。這通常涉及授權 WorkTime One 存取您的 TTLock 設備，這使得 WorkTime One 能夠接收即時存取事件並管理使用者權限。
4. 新增您的正式員工：對於您的正式員工，將他們新增到 WorkTime One 儀表板並指定他們偏好的存取方式（RFID 卡、指紋、永久 PIN 碼等）。這建立了您的核心出勤系統。

一旦完成此初始設定，您的 WorkTime One 儀表板將成為管理所有正式團隊和任何臨時替班人員的存取、出勤和薪資的中心樞紐。此整合是自動化出勤、消除手動流程和增強整體安全性的基石。

步驟 3：透過 WorkTime One 為替班人員建立安全的臨時存取權限

管理緊急替班人員的核心在於提供安全、自動過期的臨時存取權限。WorkTime One 透過其 TTLock 整合，提供了幾種靈活的方法來實現這一目標，其中臨時 PIN 碼和藍牙存取在緊急情況下最為實用。

臨時替班人員存取方法：

• 臨時 PIN 碼：適用於緊急情況。您可以生成一次性、定時或重複的 PIN 碼，這些 PIN 碼僅在特定時間段內有效。
• 藍牙存取：授予臨時藍牙存取權限允許替班人員在指定時間窗內使用他們的智慧型手機解鎖門。
• RFID/NFC 卡：儘管有效，但此方法可能不太適用於「緊急」班次，因為它需要實體卡片發放。但是，如果您有預先編程的臨時卡片，WorkTime One 可以為特定持續時間分配它們。
• 遠端解鎖：對於極端緊急情況，經理可以透過 WorkTime One 行動應用程式遠端解鎖門，儘管這不能像個人化臨時代碼那樣為時間追蹤提供相同程度的自動化。

授予定時 PIN 碼存取權限的逐步指南：

對於大多數緊急班次，定時 PIN 碼是最快且最安全的方法。以下是如何在 WorkTime One 中設定它：

1. 登入您的 WorkTime One 儀表板：使用您的憑證存取 worktime.one 上的經理入口網站。
2. 導航至「員工」或「存取管理」：在左側選單中，找到與員工管理或存取控制相關的部分。
3. 新增員工（替班人員）：點擊「新增員工」或類似選項。輸入替班人員的基本詳細資訊（例如，「替班人員 1」或如果已知其姓名）。您不需要為臨時存取提供大量個人資料。
4. 分配存取方法：建立替班人員的個人資料後，選擇「分配存取」或「管理存取方法」。選擇他們需要存取的 TTLock 智慧鎖。
5. 生成定時密碼：選擇「密碼」選項。選擇「定時密碼」或「臨時密碼」，而不是永久密碼。
6. 定義存取排程：關鍵是設定替班人員需要存取的確切開始和結束日期和時間。對於緊急 4 小時班次，將開始時間設定為班次前 15 分鐘，結束時間設定為班次後 15 分鐘。這確保了代碼僅在其工作期間有效。
7. 生成並分享代碼：WorkTime One 將生成一個唯一的 PIN 碼。安全地將此代碼傳達給您的替班人員，並附上清晰的使用說明（例如，在鍵盤上輸入 PIN，然後按 #）。
8. 確認並儲存：查看設定並儲存存取分配。

授予臨時藍牙存取權限：

如果替班人員有智慧型手機和 TTLock 應用程式（或具有藍牙權限的 WorkTime One 應用程式），您可以授予臨時藍牙存取權限：

1. 遵循上述步驟 1-4。
2. 選擇「藍牙存取」：為替班人員選擇藍牙選項。
3. 設定限時存取：與密碼類似，定義藍牙存取的確切開始和結束時間。
4. 邀請替班人員：WorkTime One 可以向替班人員的電子郵件或電話號碼發送邀請，提示他們下載 TTLock 應用程式（如果尚未安裝）並授予他們對指定鎖的臨時藍牙存取權限。

透過遵循這些步驟，您提供了安全、有時效性的存取權限，確保替班人員可以在不損害您企業安全的情況下履行職責。當他們使用其指定的存取方法解鎖門時，WorkTime One 會自動記錄他們的打卡時間，從而開始準確的出勤追蹤。

步驟 4：有效管理和撤銷替班人員存取權限

雖然建立臨時存取權限至關重要，但有效管理和及時撤銷對於維護安全和營運效率同樣重要。WorkTime One 簡化了整個過程，讓您完全控制替班人員的存取權限。

定時存取權限的自動過期：

將 WorkTime One 與 TTLock 用於臨時存取權限的主要優勢之一是其固有的自動過期安全功能。當您設定具有特定結束日期和時間的「定時密碼」或「臨時藍牙存取權限」時，一旦該期限過去，存取權限將自動失效。這在大多數情況下消除了手動撤銷的需要，顯著降低了替班人員班次結束後未經授權進入的風險。

因提前離開或變更而手動撤銷：

可能會出現替班人員班次提前結束或不再需要其服務的情況。在這種情況下，WorkTime One 允許即時手動撤銷：

1. 登入您的 WorkTime One 儀表板：存取您的帳戶。
2. 導航至「員工」或「存取管理」：找到替班人員的個人資料。
3. 選擇「管理存取」或「存取方法」：找到活動的存取方法（例如，臨時 PIN 碼或藍牙存取權限）。
4. 撤銷或刪除存取權限：您會找到「撤銷存取權限」、「刪除密碼」或「移除藍牙存取權限」的選項。確認您的操作，存取權限將立即停用。

這種即時控制確保您的場所保持安全，即使對您的替班人員需求進行了臨時更改。

即時監控和報告：

WorkTime One 不僅管理存取權限；它還提供所有進入和退出事件的全面監控。在您的儀表板中，您可以：

• 查看即時出勤：精確查看您的替班人員何時打卡進出，透過解鎖門。此「誰正在工作」功能讓您對所有地點進行即時監督。
• 生成詳細報告：存取顯示替班人員確切工作小時數的時間報告，包括根據您的設定應用的任何寬限期或罰款。這些報告對於薪資、審計和合規性而言是無價的。
• 審計追蹤：每個存取事件都會被記錄，創建一個不可更改的審計追蹤，記錄誰在何時以及如何存取您的場所。這增強了問責制和安全性。

透過有效管理和撤銷存取權限，結合 WorkTime One 強大的報告功能，您可以確保您的替班人員既高效又安全地受到管理，而無需通常的行政負擔。

步驟 5：超越存取權限 – 利用 WorkTime One 進行全面的替班人員管理

雖然提供安全的臨時存取是關鍵的第一步，但 WorkTime One 的真正強大之處在於它能夠將替班人員管理轉變為一個無縫、自動化的過程。它遠不止解鎖一扇門，為小型企業提供了一個全面的解決方案。

自動工時追蹤，無需手動操作

WorkTime One 的傑出功能是其全自動工時追蹤。當替班人員使用其分配的臨時 PIN 碼、RFID 卡或藍牙存取權限解鎖 TTLock 智慧門時，WorkTime One 會立即記錄其打卡時間。當他們離開並鎖門（或其存取權限過期）時，也會記錄其打退卡時間。這消除了：

• 代打卡：由於存取權限與個人及其獨特方法綁定，一個替班人員無法為另一個替班人員打卡。
• 手動錯誤：不再需要辨識雜亂的打卡單或忘記記錄工時。每次進入和退出都會精確捕獲。
• 忘記打卡進/出：開門的動作成為打卡，使其幾乎不可能忘記。

準確的薪資計算

WorkTime One 會根據記錄的出勤資料自動計算薪資。您可以設定每小時費率、管理加班並計算假期。這確保您的替班人員能準確獲得其工作的每一分鐘的報酬，減少管理時間和潛在糾紛。對於替班人員需求波動的企業而言，這種準確性是無價的。

所有地點的即時可見性

無論您管理一家商店還是多個分店，WorkTime One 都提供統一的儀表板。您可以即時查看任何地點誰正在工作。這對於需要監控緊急班次期間替班人員到達和離開的經理特別有用，即使他們不在現場。適用於經理的行動應用程式 (iOS/Android) 確保您無論身在何處都能掌握這些關鍵資訊。

適用於各種規模企業的經濟高效解決方案

WorkTime One 專為小型企業設計，提供可擴展且經濟實惠的解決方案：

WorkTime One 對於最多 3 名員工免費，無需信用卡即可開始您的自動工時追蹤之旅。這使其成為測試其管理替班人員優勢的極低風險投資。請造訪 worktime.one/en/pricing 探索我們的完整定價詳情。

透過將 WorkTime One 與您的 TTLock 智慧鎖整合，您不僅獲得了一個臨時存取工具，還獲得了一個全面的系統，可以簡化營運、增強安全性，並確保所有員工（包括那些重要的緊急替班人員）的準確出勤和薪資。

關於 TTLock 和替班人員存取權限的常見問題

臨時 TTLock 存取碼的安全性如何？

透過 WorkTime One 生成的臨時 TTLock 存取碼具有高度安全性。它們是限時的，這意味著它們會在指定期限過後自動過期，消除了長時間未經授權存取的風險。與實體鑰匙不同，這些數位碼無法輕易複製或無限期丟失。您還可以根據需要手動即時撤銷任何代碼，與傳統方法相比，提供了卓越的控制和安全性。

我可以追蹤替班人員在我的地點停留的時間嗎？

當然可以。這是使用 WorkTime One 的核心優勢。當替班人員使用其指定的臨時存取方法（PIN、藍牙、RFID）解鎖 TTLock 智慧門時，WorkTime One 會自動記錄他們的打卡時間。當他們離開並鎖門，或他們的存取權限過期時，也會記錄他們的打退卡時間。您可以在儀表板上即時查看這些時間，並生成詳細的時間報告，用於薪資和審計目的，確保準確支付工作小時數。

如果替班人員需要存取多個門怎麼辦？

WorkTime One 支援多鎖和多地點管理。如果替班人員需要存取同一地點或不同分店的多個配備 TTLock 智慧鎖的門，您可以透過 WorkTime One 儀表板中的員工資料為每個特定的鎖分配其臨時存取權限。這允許對他們可以存取哪些門以及存取多長時間進行精細控制。

WorkTime One 適合有替班人員的超小型企業嗎？

是的，WorkTime One 非常適合超小型企業。我們為最多 3 名員工提供免費方案，這對於微型企業、新創公司或替班人員需求不頻繁的企業來說是理想的選擇。這讓您無需任何前期成本或信用卡要求即可體驗自動工時追蹤和安全存取管理的好處。我們的可擴展定價方案確保 WorkTime One 隨您的業務成長而成長。

如果替班人員遺失了臨時 RFID 卡怎麼辦？

如果臨時 RFID 卡遺失，您可以立即從 WorkTime One 儀表板中替班人員的個人資料中停用該特定卡的存取權限。這會使遺失的卡片失效，防止未經授權的進入。對於緊急替換，您可以發放新的臨時 PIN 碼或授予臨時藍牙存取權限，這些方法比實體卡更快部署。